امروزه در سازمانها انعطاف در ايجاد و يا تغيير روالها و اسناد در گردش سازمان از جمله نيازها و الزامات سازماني محسوب مي شود. ثبت، گردش و گزارش گيري از اطلاعات موجود در اين اسناد امري اجتناب ناپذير در سازمانها و بنگاههاي اقتصادي است. گرايش سازمانها به برنامه ريزي، فرآيندمحوري و استانداردسازي باعث شده است تا نياز به سيستمهايي كه بتواند تغييرات را درخود پذيرا شده و قابليت انطباق با روالهاي جديد را پيدا نمايد در سازمانها احساس شود. اين نيازها عمدتا در اسناد و فرم هاي سازماني و فرآيندهاي مرتبط با آنها در سازمان ديده مي شود. سيستم فرم ساز سازمان الكترونيك بريد با رويكرد پاسخگويي به اين نياز قابليتهاي زير را براي سازمان به ارمغان مي آورد:

طراحي فرم ها:

سيستم فرم ساز امكانات متنوعي براي طراحي فرم ها مانند تعيين فرمت و شكل فرم هاي سازماني از قبيل اندازه فرم، رنگ زمينه، رنگ و فونت متون، تعيين مكان و جايگاه هر كدام از فيلدها و... در اختيار طراحان فرم هاي سازماني قرار مي دهد. با استفاده از قابليتهاي موجود در سيستم مي توان انواع فرم هاي سازماني اعم از فرم هاي پيچيده حاوي جداول مختلف اطلاعاتي، قوانين محاسباتي و فيلدهاي تركيبي و محاسبه اي مختلف و يا فرم هاي معمول سازماني را طراحي نمود. براي اين منظور ابزارهاي مختلفي مانند جعبه متن و عدد (Text box)، ابزار گزينه ‌(Radio Button)، ابزار گزينه انتخابي ‌(Check box)، ابزار ليست ساده (List Box)، ابزار ليست انتخابي (Combo Box)، ابزار جدول (Grid)، ابزار تاريخ (Date)، ابزار عبارت محاسباتي (Formula)، ابزار گروه بندي، برچسب (label) و الصاق ضمائم مختلف الكترونيكي به فرم ها در سيستم تعبيه شده است. همچنين به منظور تسهيل و راحتي كاربران در طراحي فرم ها امكاناتي مانند قابليت Drag and Drop ، كپي برداري از فرم ها و طبقه بندي فرم ها به صورت سلسله مراتبي در اختيار كاربر قرار دارد. لازم به ذكر است جهت بهره گيري از اين سيستم در استانداردسازي فرآيندها همانند ISO، امكاناتي مانند كدگذاري فرم هاي سازماني، يا تعريف بستر شماره گذاري براي فرم ها(تعيين شماره سريال براي فرم ها) و نسخه بندي فرم ها (Versioning) فراهم گرديده است. همچنين با طراحي فرم، بانك اطلاعاتي مورد نياز فرم به صورت خودكار توسط سيستم به روزرساني مي شود.

استفاده از موتور گردش كار ( Work Flow)  در فرم ساز:

استفاده از موتور گردش كار در فرم ساز باعث شده است تا بسياري از فرم هاي سازماني مراحل اداري خود را به صورت خودكار طي نمايد و علاوه بر اين به مديران اجازه داده است تا اين فرآيندها را رصد و كنترل نمايند و در موقع لازم آنها را بهبود بخشند. استفاده از اين روش در طي نمودن مراحل اداري باعث مي شود تا حجم اشتباهات كاربران در ارجاء فرم ها به ميزان قابل ملاحظه اي كاهش يابد. درضمن اين روش كمك بسيار زيادي در استانداردسازي فرآيندهاي اداري(همانند ISO) مي نمايد.

ارتباط فرم ها با يكديگر:

ارتباطات فرم هاي سازماني در سه حالت مختلف زير در سيستم تعبيه شده است:

1.     امكان بهره گيري از اطلاعات پايه كه در قالب يك فرم ديگر تعريف مي شود.

2.     امكان اٍسناد به يك فرم ديگر در داخل فرم

3.     امكان ايجاد فرم ها به صورت رابطه ي يك به چند(Master_ Detail)

امنيت فرم ها:

جهت بالابردن سطوح مختلف امنيتي فرم ها امكانات متعددي در سيستم فرم ساز وجود دارد. دسترسي كاربران به اطلاعات فرم ها حتي تا سطح فيلدها توسط مديرسيستم قابل تعريف است. علاوه بر اين دسترسي كاربر به كليه عمليات هايي كه بر روي فرم قابل انجام است مانند ايجاد، ويرايش، حذف، ارجاع، طراحي، انتشار، ابطال و... توسط مدير سيستم قابل تعريف است.

گردش فرم ها و يكپارچگي با سازمان الكترونيك:

يكي از كليدي ترين قابليتهاي سيستم فرم ساز گردش فرم هاي سازماني مابين كاربران مختلف است. با استفاده از اين قابليت كاربران سازمان مي توانند فرم هاي در دسترس خود را به يكديگر ارسال كنند. در اين بخش امكاني تعبيه شده است تا كاربران بتوانند امضاء الكترونيكي خود را كه در سازمان الكترونيك تعريف شده است در محل مناسب خود در درون فرم ها درج نمايند. امكان استفاده از اقلام اطلاعاتي موجود در سازمان الكترونيك مانند اشخاص، ساختارهاي سازماني، كاربران و غيره در فرم هاي سازماني وجود دارد. علاوه بر اين با توجه به اهميت مكاتبات در فرآيندهاي اداري مي توان ارتباط نامه ها را با فرم ها به شكل الصاق نامه به فرم و يا فرم به نامه برقرار نمود.

نحوه گزارش گيري از اطلاعات فرم ها:

سيستم فرم ساز بريد با بهره گيري از سيستم گزارش ساز موجود در سازمان الكترونيك امكان تهيه انواع گزارشات موردنظر كاربر را فراهم مي آورد. از آنجايي كه بسياري از فرم هاي سازماني جهت ثبت در دفاتر سازمانها و يا ارسال آنها به ساير سازمانها نياز به يك نسخه كاغذي دارند امكاناتي در سيستم تعبيه شده است تا بتوان فرمت چاپي فرمها را به صورت موردنظر سازمان طراحي نمود و فرم ها را در قالب اين فرمت ها چاپ كرد.

تبادل فرم ها:

از آنجايي كه بسياري از فرم ها در سازمانها ممكن است تشابهات زيادي داشته باشند امكاني در سيستم تعبيه شده است تا بتوان طراحي فرم ها را در قالبي استاندارد(XML) ذخيره و براي هريك از سازمانهاي استفاده كننده سيستم ارسال نمود. هريك از استفاده كنندگان سيستم فرم ساز بادريافت فايل حاوي طراحي فرم و بازيابي آن مي توانند فرم موردنظر خود را بدون نياز به طراحي مجدد در سيستم ايجاد نمايند.

جستجو:

يكي از نيازهاي اساسي در اتوماسيون فرم هاي سازماني نحوه پيدا كردن و رديابي فرم هاي سازماني است. براين اساس امكاني در سيستم تعبيه شده است تا بتوان براساس تمامي اقلام اطلاعاتي يك فرم، فرم مورد نظر را جستجو نمود و علاوه بر اين گردش كار يك فرم(ارجاعات انجام شده روي يك فرم) را مشاهده نمود.

بازگشت