اطلاعات اصلي­ترين ابزار براي تصميم­­گيري در عصر ارتباطات محسوب مي­شود و از آنجايي كه نياز سازمانها به اطلاعات جديد روزبه روز بيشتر و متنوع تر مي شود سيستم­هاي گزارشگيري نقش بسيار مهمي را در تصميم سازي سازمانهاي امروزي ايفا مي­نمايند. با استفاده از امكانات موجود در اين سيستمها امكان اتصال به بانك هاي اطلاعاتي مختلف و توليد گزارشات متنوع و با ساختارهاي متفاوت از سيستمهاي اطلاعاتي در سريعترين حالت و در قالب دلخواه كاربران مهيا مي­شود و با استفاده از دسترسي لحظه­اي به گزارشات مي­توان وضعيت­هاي متفاوتي را از روالهاي عملياتي سازمان به صورت بلادرنگ در اختيار مسئولين تصميم­گيرنده­ قرار داد. در سازمان الكترونيك بريد، انعطاف پذيري محيط ايجاد و طراحي گزارش به گونه ايست كه امكان تهيه هرنوع گزارش را به سادگي فراهم مي آورد. برخي از امكانات اين سيستم عبارتست از:

ساخت پرس و جوهاي پيشرفته:

مهمترين بخش در ساختن يك گزارش ايجاد پرس و جو(Query) مربوط به آن گزارش است. باتوجه به اين كه ساخت اين پرس وجو نياز به دانش و اطلاعات لازم از بانك اطلاعاتي دارد حجم عمده اي از كاربران به علت نداشتن اين دانش و اطلاعات قادر به ساختن اين پرس وجو نخواهند بود. سيستم گزارش ساز بريد براي رفع اين مشكل مفهوم مستقلي به نام موجوديت ايجاد كرده است. متخصصين سازمان كه داراي دانش و اطلاعات لازم از بانك اطلاعاتي هستند ابتدا موجوديت هاي مورد نياز براي ساخت گزارشات مختلف را ايجاد مي كنند و آن را در اختيار كاربران قرار مي دهند. اين موجوديتها داراي زبان ساده و مفهوم براي كليه كاربران است. براي ساخت پرس وجو مي توان از فيلدهاي يك موجوديت استفاده نموده و شرايط مختلف را برروي آن موجوديت جهت اخذ گزارش اعمال نمود. جهت كارايي بهتر گزارش مي توان با استفاده از امكان فرمول نويسي نتايج بهتري را در اقلام خروجي گزارش اخذ نمود. در ساخت گزارش مي توان از امكانات مختلفي مانند گروه بندي، اعمال شرايط در گروه بندي، و استفاده از توابع Aggregate (اجتماعي، آماري) استفاده كرد.

تعيين ورودي و پارامترهاي گزارش:

جهت رسيدن به نتايج مطلوب در گزارشات نياز است تا شرايط گزارش مطابق ورودي هاي مشخصي از جانب كاربر تعيين شود تا بتوانند نتايج گزارش را مطابق پارامترهاي مورد نياز خود فيلتر نمايند. از اينرو امكاني در سيستم تعبيه شده است تا بتوان اين پارامترها  را تعريف نموده و از آنها در تعريف شرايط گزارش استفاده كرد. در اينصورت كاربران در هنگام اجراي گزارش قادر خواهند بود مقادير اين پارامترها را وارد كرده و تاثير آن را در نتيجه گزارش مشاهده كنند. علاوه بر اين امكاني فراهم شده است تا اين پارامترها در خروجي چاپي گزارشات نيز قابل استفاده و نمايش باشند.

پشتيباني از گرافها و نمودارها:

گرافها و نمودارها عامل فهم بهتر و سريعتر اطلاعات آماري مي شود، همچنين قابليت مقايسه اطلاعات را با هم فراهم مي آورد از اينرو در سيستم گزارش ساز سازمان الكترونيك بريد امكاناتي تعبيه شده است تا بتوان نتايج يك گزارش را بر روي انواع مختلف نمودار شامل، نمودارهاي خطي، نواري، نقطه اي، كيكي و ناحيه اي مشاهده كرد.

پشتيباني از گزارش تودرتو: (Drill Down)

در بسياري از اوقات كاربران پس از اخذ يك گزارش از سيستم به مواردي در نتايج آن برمي خورند كه نياز دارند در آن مورد اطلاعات بيشتري دريافت كنند. براي رفع اين نياز در سيستم امكاني تعبيه شده است تا بتوان گزارشات مختلف را با استفاده از اقلام اطلاعاتي مشترك آنها به يكديگر متصل نمود تا از اين طريق كاربران بتوانند با انتخاب يك مورد در نتيجه گزارش به گزارشات ديگر مربوط به آن مورد دسترسي پيدا كنند.

پشتيباني از تنظيمات مختلف نحوه نمايش و چاپ گزارش:

نتايج يك گزارش ابتدا به صورت يك جدول(Grid) به كاربر نمايش داده مي شود. مشخصات اين جدول شامل ترتيب و نحوه نمايش ستونها، نحوه مرتب‌سازي، گروه‌بندي، پيش‌نمايش ركوردها و... توسط كاربر قابل تنظيم است. علاوه بر نمايش جدولي مي توان گزارشات را با فرمت چاپي موردنظر سازمان چاپ نمود. در اين بخش امكان استفاده از اشياء مختلف نظير برچسب، اشكال هندسي مرسوم، تصوير، نمودار و جدول جهت طراحي گزارش قرار داده شده است.

فرمتهاي مختلف خروجي:

جهت استفاده نتايج گزارشات در ساير سيستمهاي موجود در سازمان و يا ارسال الكترونيكي آنها با استفاده از سيستم‌هايي نظير email، لازم است تا اين گزارشات به فرمت هاي استاندارد ديگري تبديل شوند. از اينرو در سيستم امكاني تعبيه شده است تا بتوان نتايج گزارشات را به فرمت هاي ديگر نظير، XML، Excel و... ذخيره نمود.

گردش گزارشات و يكپارچگي با سازمان الكترونيك:

گزارشات نيز مانند هر موجوديت ديگر سازمان الكترونيك مي‌تواند از طريق پيام به كاربران مختلف ارسال شود. در سيستم گزارش ساز بريد موجوديتهاي موردنياز براي سيستمهاي موجود در سازمان الكترونيك بريد از جمله سيستمهاي مكاتبات و فرم ساز به‌طور خودكار وجود دارد.

امنيت گزارش ها:

امنيت در سيستم گزارش ساز به سه شكل زير  درنظر گرفته شده است:

در طراحي گزارش؛ سرويسهاي ويرايش، حذف، ايجاد، طراحي چيدمان و ويرايش و دسترسي براي كاربران مختلف قابل تنظيم است.

در بخش اجراي گزارش؛ سرويسهاي مشاهده، ارسال از طريق پيام و چاپ گزارش براي كاربران مختلف قابل تنظيم است.

در سطح دسترسي كاربران؛ به اطلاعات موجود در سيستم امكاناتي تعبيه شده است تا مشخصات امنيتي كاربر استفاده كننده از سيستم مانند شناسه كاربري و يا ساختار سازماني و موارد ديگري از اين قبيل به طور اتوماتيك به بانك اطلاعاتي جهت استفاده در Query مربوط به موجوديت گزارش ارسال شود. از اين طريق مي توان در تعريف موجوديتهاي گزارش دسترسي كاربران به اطلاعات مختلف را كنترل كرد.