گسترش و توسعه فعاليتهاي سازمان و افزايش تبادلات سازماني باعث مي شود تا حجم زيادي از اسناد و پرونده ها براي سازمان ايجاد شود. اين امر معضلاتي چون دشواري دسترسي به اسناد، كندي بازيابي آنها و از همه مهم تر هزينه هاي سنگين نگهداري را دربر دارد. از جمله پيامدهاي اين مسائل مي توان به صرف زمان زياد پرسنل در نگهداري و بازيابي اسناد، اشغال حجم زيادي از فضاي فيزيكي براي نگهداري از اين اسناد، نگراني هاي ناشي از حفظ و امنيت اسناد و هزينه هاي خريد و نگهداري تجهيزات مناسب براي بايگاني فيزيكي اسناد و... اشاره كرد. ما در شركت بريد برآنيم تا با ارائه يك راهكار مناسب به سازمانها در رفع مسائل فوق ياري رسانيم و براي اين منظور سيستم بايگاني اسناد و مدارك را با قابليتهاي زير طراحي كرديم:

ساختار اطلاعاتي بايگاني:

بايگاني مجموعه اي از اسناد و مدارك است كه با افزوده شدن حجم آنها امكان دسترسي به اين اسناد و مدارك روزبه روز مشكل تر مي كند. از طرفي در روشهاي سنتي بايگاني، بازيابي اسناد تنها از طريق كلاسه آنها امكان پذير است و بنابراين تنها از يك طريق مي توان به اسناد مورد نظر دسترسي داشت. در سيستم بايگاني بريد امكاناتي فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتي پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج نموده و در سيستم تعريف كرد. لازم به ذكر است كه هنگام ورود اين پرونده ها و اسناد در سيستم، اقلام اطلاعاتي براي آنها وارد مي شود كه اين پرونده ها و اسناد مذكور با استفاده از هريك از اين اقلام اطلاعاتي قابل جستجو خواهند بود.

مديريت گردش اسناد(فيزيكي و الكترونيكي):

يكي از اساسي ترين چالشهاي بايگاني در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان و جلوگيري از عدم بازگشت آنها به بايگاني است. همچنين با بالا رفتن ميزان مراجعه به اسناد در بايگاني، مديريت اين مراجعه بسيار مشكل خواهد شد، از اينرو در سيستم بايگاني بريد تمهيداتي براي اين قضيه انديشيده شده است. بدين ترتيب در  بسياري از موارد كه بحث ارائه اصل اسناد به مراجع ذيصلاح لازم نيست مي توان از نسخه الكترونيكي اسناد در سيستم استفاده نمود (امانت الكترونيكي اسناد) و در موارد لزوم در مراجعه به اصل اسناد مي توان با استفاده از امكان امانت پرونده ها سابقه اين امر را ثبت، پيگيري و رديابي نمود.

طبقه بندي اسناد:

در بسياري از موارد تطبيق ساختار فيزيكي بايگاني با ساختار موضوعي اسناد به دلايل مختلف مانند نوع و حجم اسناد ورودي به بايگاني و يا قرار گرفتن اسناد در موضوعات مختلف امكان پذير نيست. براي رفع اين مشكل در سيستم بايگاني بريد براي اسناد و پرونده ها امكاني تعبيه شده است تا بتوان آنها را در يك و يا چند موضوع مختلف قرار داد و از اين طريق بتوان اسناد و پرونده ها را از طريق موضوعي نيز بازيابي نمود. ساختار سلسله مراتبي موضوعات در اين سيستم انعطاف بيشتري در بازيابي اسناد ايجاد كرده است. ايده آل ترين و ساده ترين شكل و روش در بايگاني اسناد استقلال ساختار فيزيكي از ساختار موضوعي است و اين مهم جز با يك سيستم بايگاني توانمند مانند بايگاني بريد امكان پذير نخواهد بود.

مديريت امحاء اسناد:

در بسياري از موارد با مرور زمان نياز به اصل اسناد از بين مي رود و نگهداري فيزيكي اين اسناد مشكلات بسياري را براي سازمان به ارمغان مي آورد. با توجه به اينكه نسخه الكترونيكي از اين اسناد در سيستم بايگاني وجود دارد و هزينه نگهداري آن در مقايسه با نگهداري اسناد به شكل فيزيكي بسيار ناچيز است مي توان نسخه فيزيكي اسناد را در دوره هاي زماني خاصي از بين برد. در سيستم بريد امكاناتي فراهم شده است تا سياست هاي لازم در اين موارد را تعريف نموده و با گزارشات متنوع در اين مورد اسنادي كه موعد امحاء آنها فرارسيده است را استخراج نمود و نسبت به امحاء آنها اقدام كرد.

امنيت:

در روشهاي سنتي و دستي بايگاني اسناد؛ امكان دستكاري، از بين رفتن، صدمه ديدن و حتي مخدوش شدن وجود دارد درحاليكه با الكترونيكي شدن اسناد و گردش اين اسناد به صورت الكترونيك احتمال اين امر بسيار كم است. يكي از مشكلات سيستم بايگاني دستي اسناد، نحوه كنترل دسترسي به آنهاست كه محدود به ساختار فيزيكي بايگاني است. با بكارگيري سيستم بايگاني بريد امكان تنظيم دسترسي حتي تا جزئي ترين ساختارهاي بايگاني امكان پذير است. علاوه بر اين، دسترسي به اسناد با سرويس امانت الكترونيكي به سادگي قابل كنترل و رديابي است.